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檔案信息管理不僅是專業(yè)檔案管理人員的基本任務，也是辦公室事務管理的重要組成部分，所以不同專業(yè)不同層次的辦公室工作人員都需要了解和掌握檔案管理的實用技能。而隨著現(xiàn)代信息化社會的發(fā)展，檔案作為最原始的信息得到廣泛利用，檔案管理也從傳統(tǒng)的手工管理向自動方式轉(zhuǎn)變，服務方式也從被動服務、單一服務向主動服務、多元服務轉(zhuǎn)變。這對現(xiàn)代檔案管理人員和辦公室工作人員的能力和素質(zhì)提出了更高的要求。本書就是為了適應這種形勢的變化，進一步提高專業(yè)和辦公人員對形勢的適應能力而編寫的。

與傳統(tǒng)的檔案管理類教材相比，本書突出了以下幾個方面的特色：

1. 突出了學生的中心地位。本書將傳統(tǒng)教材以理論為中心變?yōu)橐詫W生為中心，以學習者的認知規(guī)律為出發(fā)點，淡化理論的體系性。任何知識，只有被學習者掌握和利用才能發(fā)揮其價值，所以，在尊重基本理論體系的基礎(chǔ)上，為適應網(wǎng)絡時代廣大學生的學習特點，在內(nèi)容處理方面，本書作了扁平化處理，主要表現(xiàn)為：根據(jù)應用需求，將理論知識劃分為不同的層次。在正文的表述中，一是通過“要點提示”對全章要掌握的基本知識點進行概括，方便學生對應掌握知識點的總體把握；二是通過黑體字突出基本概念和重點內(nèi)容；三是將內(nèi)容細化為正文、深度理解、延伸閱讀、案例評析、圖片（表格）等層次，不同的層次有不同的表現(xiàn)方式。這一方面劃分了內(nèi)容的價值層次，另一方面也增加了內(nèi)容的可讀性。

2. 強化了應用的特色。本課程涉及的理論知識，是為了提高從業(yè)人員的專業(yè)技能。學是方式，用是目的。因而，對學生來講，學習本門課程，能否背會、記住并不重要（即使單純的短期記住，時間一長也會忘掉），重要的是要會用（會用了也就記住了）。強化動手能力是本教材編寫的宗旨，所以，每章后都附有實驗實習與思考練習的內(nèi)容，通過現(xiàn)場參觀、動手實驗、分析總結(jié)、思考練習等方式，把相關(guān)的知識通過眼、手、心三位一體的接受，真正變成學生隨身的技能?？梢哉f，與現(xiàn)有的同類其他教材相比，更突出實踐活動的設(shè)計，突出培養(yǎng)學生的應用能力，是本書的一大特色。

3. 適應了信息時代的要求。隨著網(wǎng)絡信息技術(shù)的突飛猛進，計算機與網(wǎng)絡技術(shù)已經(jīng)徹底融入了現(xiàn)代工作與生活的每一個角落。檔案管理與服務的信息化不僅是一個趨勢，在許多檔案管理部門的實踐中已經(jīng)取得了豐碩的成果，比如檔案管理信息系統(tǒng)的普及和數(shù)字檔案館的成批涌現(xiàn)等，這要求高校培養(yǎng)的檔案管理和辦公室工作人員必須適應檔案信息化的需求。為此，在內(nèi)容編排上，我們?nèi)サ袅伺c檔案管理關(guān)系不密切的企業(yè)內(nèi)部信息管理，調(diào)整了實物檔案管理的位置，并通過增加內(nèi)容、強化實驗的方式，突出了電子檔案和檔案信息化（數(shù)字檔案館）的比重。不僅如此，在傳統(tǒng)檔案管理環(huán)節(jié)（比如檔案的整理）中，我們也適應時代需求，融入了現(xiàn)代信息技術(shù)的內(nèi)容?？梢哉f，在內(nèi)容上，對檔案信息化的強化，是本書與其他教材相比最大的特色。

特別需要指出的是，在對電子文檔、電子檔案和檔案信息化的描述中，我們還吸收了國內(nèi)最新的標準（截止到2015年1月）和研究成果，確保內(nèi)容對實踐的指導意義在3至5年的時間中處于領(lǐng)先地位。

本書共分為十二章，章下不再設(shè)節(jié)，而是直接闡釋問題，從而弱化理論的體系性，強化內(nèi)容的扁平性。同時，在電子政務和圖書檔案信息化的時代背景下，本書對檔案電子化、信息化的側(cè)重擴大了教材的應用范圍。因而，本書既可作為高等院校的教材，也可作為檔案工作者開展現(xiàn)代檔案管理工作的參考應用手冊。但是，受課程學時限制，我們無法對檔案數(shù)字化的細節(jié)問題，比如數(shù)字化設(shè)備、數(shù)字化標準、數(shù)字化分析與操作等內(nèi)容展開詳細論述，讀者可參考計算機和網(wǎng)絡的相關(guān)知識。

在本書編寫過程中，編者得到了泰安市檔案館和山東科技大學檔案館工作人員的大力支持和幫助，在此對他們表示衷心的感謝。